System ATS – wszystko co musisz wiedzieć

Czy marzy Ci się, aby CV, kontakty i pliki były dostępne za jednym kliknięciem? To możliwe! Dzisiejsze procesy rekrutacyjne mocno różnią się od tych, które przeprowadzano jeszcze kilkanaście lat temu. Aby skutecznie wyszukiwać kandydatów, rekruterzy nie przedzierają się już przez setki nadesłanych CV, ale sami muszą odnaleźć kandydata, którego przedstawiają klientowi. Obecnie coraz częściej wykorzystuje się system do rekrutacji ATS (Applicant Tracking System). Co to jest ATS? To kompleksowe narzędzie online wyposażone w wiele przydatnych funkcji. Jesteś ciekawy, jak wykorzystywać inteligentny system do rekrutacji ATS? Zostań z nami, aby przekonać się, że systemy ATS mogą uczynić Twój proces rekrutacji lekkim i przyjemnym.

Z tego artykułu dowiesz się:

• co to jest system ATS?
• jak działa system ATS?
• jak system ATS pomaga w zarządzaniu bazą kandydatów?
• w jaki sposób szybko zwiększyć zasięg ogłoszeń rekrutacyjnych?
• czy i jak można monitorować wyniki rekrutacji w systemie ATS?
• co wspólnego ma ATS system z RODO?
• ile kosztuje system ATS?

ATS – co to jest?

Co to jest ATS? System ATS (Applicant Tracking System) jest inteligentnym oprogramowaniem wykorzystywanym przez firmy i agencje rekrutacyjne do zarządzania procesem rekrutacji i selekcją kandydatów. Dzięki ATS możliwe jest zbieranie, przechowywanie, analizowanie i zarządzanie informacjami na temat kandydatów na różne stanowiska pracy. Jest to niezastąpione narzędzie, które usprawnia i automatyzuje wiele zadań związanych z rekrutacją. Jakie działania obsługuje ten system rekrutacyjny? Dzięki systemowi ATS sprawnie opublikujesz oferty pracy, nawiążesz komunikację z kandydatami i wygenerujesz raporty.

Baza kandydatów pod kontrolą

Jedną z najistotniejszych funkcji systemu ATS jest tworzenie, utrzymywanie i aktualizowanie bazy kandydatów. Jak to działa? Zadaniem systemu jest przechowywanie profili i dokumentów kandydatów pochodzących z różnych źródeł, posegregowanie ich według rekrutacji, do których przystąpili. Mało tego – ten system rekrutacyjny daje możliwość dołączenia do profilu kandydata dodatkowych dokumentów i notatek.

Co zyskujesz dzięki temu? Możesz uniknąć wielu dotychczasowych problemów – nie musisz już martwić się o wolne miejsce na dysku ani wertować nadesłanych CV. Możesz mieć również nieskrępowany dostęp do bazy danych a także pewność, że te dane będą chronione.

ATS – rekrutacja

A jak sprawdzają się nowe technologie w rekrutacji? System ATS umożliwia łatwe zarządzanie procesem rekrutacyjnym na poszczególnych jego etapach. Dzięki temu od razu widać historię kontaktu z każdym potencjalnym kandydatem (umówione spotkania, wykonane rozmowy telefoniczne, zatrudnienie). Aktualizacja statusu rekrutacji jest prosta i czytelna, a rekruter nie musi tonąć w notatkach, by zweryfikować, z kim i kiedy musi się skontaktować.

Systemy ATS pomagają w zwiększaniu zasięgu ogłoszeń rekrutacyjnych. Jak to się dzieje? System ATS  integruje się z popularnymi portalami z ofertami pracy. Jedna opublikowana oferta pracy za pośrednictwem systemu ATS dociera automatycznie na wiele różnych platform. Dzięki temu ogłoszenia są widoczne dla większej liczby kandydatów. Systemy ATS mogą również umożliwiać udostępnianie ogłoszeń rekrutacyjnych na platformach społecznościowych, takich jak LinkedIn czy Facebook. Następnie kandydaci mają możliwość udostępniania ogłoszenia swoim znajomym, co jeszcze  szybciej zwiększa zasięg. 

Niektóre z systemów ATS optymalizują ogłoszenia pod kątem wyszukiwarek internetowych (SEO), co pomaga w ich lepszej widoczności w wynikach wyszukiwania. To jeszcze skuteczniejsze rozwiązanie. Dzięki temu ogłoszenia są sprawniej wyszukiwane przez potencjalnych kandydatów. Absolutną rewelacją jest to, że systemy ATS mogą aktywnie poszukiwać nawet tych kandydatów, którzy niekoniecznie są aktualnie zainteresowani nowym zatrudnieniem, ale system identyfikuje ich profil zawodowy czy umiejętności.

Systemy ATS mają jeszcze jedną istotną zaletę – mogą śledzić, generując raporty dotyczące efektywności różnych źródeł, które kanały rekrutacyjne dają najlepsze rezultaty. To pozwala zaplanować strategie rekrutacyjne.

Zgodność rekrutacji z RODO

Systemy ATS mogą wspierać zgodność z RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), zapewniając bezpieczeństwo danych poprzez ich szyfrowanie a także poprzez zbieranie zgód na przetwarzanie danych osobowych kandydatów i przechowywanie dokumentacji potwierdzającej udzieloną zgodę. Systemy ATS dają kandydatom dostęp do ich danych osobowych, możliwość ich edycji oraz prawo do usunięcia danych.

Przedstawione przez nas funkcje systemów ATS są przykładowe. W rzeczywistości jest ich więcej. Możesz zintegrować system ATS z innymi narzędziami HR, takimi jak systemy zarządzania talentami, testy psychometryczne czy platformy do przeprowadzania wideo rozmów kwalifikacyjnych.

Ile to kosztuje?

Kiedy już wiesz, że system ATS to przydatne narzędzie, zapewne zadajesz sobie pytanie, jaki jest jego koszt. Tak jak w wielu przypadkach, nie da się jednoznacznie wskazać ceny tej usługi. Koszt systemu ATS jest uzależniony od wielu czynników. Postaramy się przedstawić najważniejsze z nich:

Rodzaj subskrypcji: Niektóre systemy ATS oferują subskrypcje oparte na miesięcznym lub rocznym abonamencie. Znajdą się również takie, które pobierają płatność albo za użytkownika albo za każde ogłoszenie rekrutacyjne. 

Wielkość firmy: Im większa firma, tym większy koszt. Zazwyczaj większe firmy do zarządzania procesami rekrutacyjnymi potrzebują nieco bardziej rozbudowanych wersji z dostępem dla większej liczby użytkowników.

Funkcje, usługi, możliwości: Koszt utrzymania systemu ATS może się zwiększyć, jeśli firma korzysta z dodatkowych usług, takich jak szkolenia, wsparcie techniczne czy integracje z innymi narzędziami HR. Dodatkowe usługi mogą być płatne dodatkowo lub stanowić część droższego pakietu.

Ile orientacyjnie zapłacisz miesięcznie? Przedsiębiorcy, decydując się na wdrożenie systemu ATS do swojej firmy, muszą liczyć się z kosztami od 200 do 1000 zł w przypadku planu podstawowego dla małej firmy. Systemy bardziej rozbudowane i zintegrowane z innymi narzędziami HR mogą wahać się między 1000 a 3000 zł. Dla korporacji będzie to zapewne jeszcze wyższa kwota. Czy ta inwestycja się opłaca? Jeśli dostrzegasz, że Twoja firma mogłaby sprawniej funkcjonować, gdyby miała lepsze zaplecze organizacyjne, nie wahaj się. System ATS to oszczędność czasu, usprawnienie i zautomatyzowanie procesu rekrutacji.