Skuteczny proces rekrutacyjny- od czego zacząć?

Proces rekrutacji to zorganizowany i skoordynowany zestaw działań mających na celu pozyskanie, selekcję oraz zatrudnienie odpowiednich pracowników w firmie. Polega na poszukiwaniu i ocenie kandydatów, którzy będą spełniali wymagania danego stanowiska pracy. Nie dziwi zatem fakt, że proces ten bywa stresujący dla obydwu stron.

Dzisiejszy wpis jest przeznaczony przede wszystkim dla specjalistów z branży HR, przedsiębiorców i kadry kierowniczej, ale będzie też cenną wskazówką dla poszukujących pracy czy studentów, którzy badają rynek i  poszukują informacji na temat tego, jakie umiejętności i doświadczenia są cenione na rynku pracy.

Z tego artykułu dowiesz się:

• jakie są etapy procesu rekrutacji?
• jaki jest profil idealnego kandydata?
• na czym polega skuteczna rekrutacja?
• ile trwa proces rekrutacji?

Etapy rekrutacji

Wszelkie działania rekrutacyjne powinieneś rozpocząć od opisu stanowiska pracy. Pisaliśmy już o tym jednym z poprzednich artykułów. Jest to niezwykle istotny dokument. Opis stanowiska pracy sprawnie przyciąga odpowiednich kandydatów, zapobiega nieporozumieniom, a co najważniejsze- sprawia, że proces rekrutacyjny jest profesjonalny.

Proces zatrudniania pracownika dzielimy na:

• rekrutację wewnętrzną, która polega  na wyszukiwaniu kandydatów już pracujących w danej firmie, a następnie przesuwaniu ich na inne stanowiska lub przyznawaniu awansów.
• rekrutację zewnętrzną, której celem jest poszukiwanie kandydatów spoza organizacji np. poprzez publikację oferty pracy lub polecenie kandydata.

Rekrutacja zewnętrzna jest zdecydowanie bardziej czasochłonna niż wewnętrzna, gdyż jest to rekrutacja pracownika, którego jeszcze nie znasz.

Proces rekrutacji pracowników- schemat

Proces rekrutacji pracownika składa się z kilku kluczowych i niezbędnych etapów. Postaramy się przybliżyć Ci  etapy rekrutacji i opisać, co powinieneś zrobić w poszczególnych krokach. Funkcje rekrutacji są następujące:

1. Analiza potrzeb kadrowych. Na wstępie określ cel i wymagania dla nowego pracownika. Podkreśl, na jakich umiejętnościach i doświadczeniu Ci zależy. Następnie opublikuj ofertę. Jakich kanałów użyć? Szukaj różnorodnych rozwiązań. Nie poprzestawaj na jednej formie ogłoszenia. Rozpowszechnij swoją ofertę poprzez: portale rekrutacyjne, sieci zawodowe, portale ogłoszeniowe, akademickie biura karier.  Działaj w mediach społecznościowych.
2. Selekcja nadesłanych aplikacji. Na tym etapie rekrutacji powinieneś dokonać analizy dokumentów aplikacyjnych i wybrać kandydatów, którzy spełniają podstawowe wymagania.
3. Pierwszy kontakt. Dochodzisz do momentu, w którym proces rekrutacji pracowników nabiera rumieńców. Zanim dojdzie do bezpośredniego spotkania z przyszłym pracownikiem, możesz (szczególnie jeśli masz wielu kandydatów) skontaktować się z wybranymi kandydatami mailowo lub telefonicznie, aby przekazać im dodatkowe zadanie.
4. Rozmowa kwalifikacyjna. Czas na indywidualne spotkania z kandydatami- osobiście lub przez rozmowę wideo. Podczas rozmowy kandydat odpowiada na pytania pracodawcy, wykonuje różne testy kompetencji i inne dodatkowe zadania. W tym etapie rekrutacji mogą uczestniczyć np. przyszły pracodawca, przełożony, pracownik HR a także ktoś ze współpracowników. Jest to również czas na to, by kandydat też mógł zadać swoje pytania.
5. Weryfikacja. Po wybraniu kandydata powinieneś zweryfikować dokumenty kandydata takie jak: dyplom ukończenia studiów, kursów, certyfikaty językowe. Równie ważne będzie sprawdzenie, czy przyszły pracownik posiada wymagane badania lekarskie. Jeśli kandydat zadeklarował posiadanie referencji od poprzednich pracodawców, to również jest dobry czas na sprawdzenie ich autentyczności.
6. Informacja zwrotna. Niezależnie od tego, kto będzie zwycięskim kandydatem, wszyscy powinni otrzymać informację zwrotną na temat procesu rekrutacji. Ta dobra praktyka jest nie tylko wskazówką na przyszłość dla pozostałych kandydatów, ale też świadczy o wysokiej kulturze osobistej pracodawcy. Warto o tym pamiętać.
7. Przedstawienie oferty i negocjacje. Po wyłonieniu kandydata, pracodawca składa mu ofertę pracy. Podczas tej rozmowy kandydat ma prawo negocjować wysokość wynagrodzenia i zakres powierzonych obowiązków.
8. Podpisanie umowy. To nie tylko podpisanie dokumentów. Na tym rekrutacja do pracy się nie kończy. Poprzednie etapy rekrutacji miały na celu wyłonienie pracownika. Teraz, kiedy stanowisko pracy zostało obsadzone, czas wprowadzenie nowego pracownika do firmy. Jak zacząć pracę? W hr- specjaliści powinni przedstawić obowiązki nowego pracownika, zintegrować z zespołem i zapoznać z wartościami i celami firmy. Chodzi o to, by pracownik dobrze czuł się w firmie, a co za tym idzie- szybko i z zaangażowaniem zaczął realizować swoje obowiązki.

Tak w przybliżeniu powinien wyglądać proces rekrutacji pracowników. Schemat ten może oczywiście wyglądać nieco inaczej. Wszystko zależy od indywidualnych potrzeb pracodawcy. Najważniejsze, aby rekrutacja do pracy była pozytywnym doświadczeniem dla obydwu stron. To dobra okazja by, jako pracodawca, zadbać o dobry wizerunek firmy.

Proces rekrutacji w firmie- przykład idealnego pracownika

Idealny pracownik, czyli jaki? Każde stanowisko pracy wymaga od kandydata określonych cech i umiejętności, ale nie ma ludzi idealnych, są tylko odpowiedni ludzie na odpowiednich miejscach. 

Protip– zastanów się, które z Twoich wymagań względem pracownika są niezbędne, które pożądane, mile widziane lub nawet niepotrzebne. Zbyt wysokie wymagania mogą sprawić, że proces rekrutacji może się znacząco przeciągnąć w czasie albo- jeśli dojdzie do zatrudnienia- kandydat może zrezygnować z pracy, gdyż nie będzie odczuwał satysfakcji z wykonywanej pracy. Każdy pracownik, zatrudniając się w nowym miejscu pracy, nabywa  doświadczenie i umiejętności. To doskonała okazja do rozwoju.

Ile trwa rekrutacja do pracy?

Ile trwa proces rekrutacyjny? Na czas trwania procesu rekrutacyjnego może wpłynąć wiele czynników, takich jak: branża, charakter stanowiska, polityka firmy, a także dostępność specjalistów. Zwykle rekrutacja do pracy trwa od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy. Pamiętaj jednak, że proces zatrudniania pracownika powinien być przede wszystkim skuteczny. Pośpiech może działać na niekorzyść firmy, ponieważ może prowadzić do pochopnych decyzji. I odwrotnie- zbyt długi może zniechęcić wartościowych kandydatów. Postaw zatem na równowagę.