Dokumenty

Polityka prywatności i ochrony danych osobowych

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności i ochrony danych osobowych („Polityka”) określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych w związku z działalnością prowadzoną przez LET’S Hire, w szczególności w ramach:

świadczenia usług rekrutacyjnych,
prowadzenia procesów rekrutacyjnych,
świadczenia usług dla klientów indywidualnych,
prowadzenia sklepu internetowego,
sprzedaży konsultacji, warsztatów, programów edukacyjnych i produktów cyfrowych,
świadczenia usług cyfrowych, w tym Asystenta AI,
prowadzenia newslettera,
kontaktu za pośrednictwem strony internetowej, poczty elektronicznej oraz innych kanałów komunikacji.

Polityka została przygotowana z uwzględnieniem przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) oraz innych właściwych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i prywatności.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Kaja Stefaniak-Olszanowska, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą LET’S Hire Kaja Stefaniak-Olszanowska, z siedzibą przy ul. Przewóz 32G/18, 30-716 Kraków, NIP: 6793208051, zwana dalej „Administratorem”.

Z Administratorem można skontaktować się:

drogą elektroniczną: kaja@letshire.pl,
telefonicznie: +48 533 356 215,
korespondencyjnie: ul. Przewóz 32G/18, 30-716 Kraków.

3. Czyje dane osobowe przetwarzamy?

W związku z prowadzoną działalnością Administrator może przetwarzać dane:

kandydatów uczestniczących w procesach rekrutacyjnych;
klientów biznesowych oraz osób reprezentujących klientów biznesowych;
potencjalnych klientów oraz potencjalnych partnerów biznesowych;
klientów indywidualnych korzystających z konsultacji, audytów, programów i innych usług;
osób dokonujących zakupów w Sklepie internetowym;
uczestników warsztatów, szkoleń i programów online;
użytkowników produktów i usług cyfrowych, w tym Asystenta AI;
osób zapisanych do newslettera;
osób kontaktujących się z Administratorem za pośrednictwem formularzy, poczty elektronicznej, telefonu lub innych dostępnych kanałów komunikacji;
użytkowników strony internetowej.

4. Klienci indywidualni oraz użytkownicy Sklepu

W przypadku zakupu produktu lub usługi Administrator może przetwarzać w szczególności:

imię i nazwisko,
adres e-mail,
numer telefonu, jeżeli jest wymagany,
dane rozliczeniowe i dane niezbędne do wystawienia dokumentu księgowego,
informacje dotyczące zamówienia i płatności,
historię zakupów,
korespondencję dotyczącą realizacji zamówienia,
informacje przekazane Administratorowi podczas realizacji zakupionej usługi.

Dane przetwarzane są:

w celu zawarcia i wykonania umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
w celu realizacji obowiązków podatkowych, księgowych i innych obowiązków prawnych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
w celu obsługi reklamacji, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora.

Podanie danych niezbędnych do realizacji zamówienia jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy.

5. Warsztaty i programy online

Administrator może przetwarzać dane uczestników warsztatów, szkoleń i programów online, w tym programu „Jak skutecznie zdobyć pracę w IT”.

Zakres danych może obejmować w szczególności:

imię i nazwisko,
adres e-mail,
dane dotyczące zakupionego programu,
informacje przekazywane podczas kontaktu z Administratorem,
dane związane z uczestnictwem w spotkaniach online,
treść pytań i wypowiedzi uczestnika,
wizerunek lub głos – jeżeli uczestnik dobrowolnie włączy kamerę lub mikrofon podczas nagrywanego spotkania.

Dane są przetwarzane przede wszystkim w celu realizacji zakupionego programu, organizacji spotkań, zapewnienia uczestnikowi dostępu do materiałów oraz komunikacji związanej z programem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Nagrywanie warsztatów

Spotkania online w ramach programu mogą być nagrywane w celu zapewnienia uczestnikom danej edycji możliwości późniejszego odtworzenia materiału oraz zapewnienia dostępu osobom, które nie mogły uczestniczyć w spotkaniu na żywo.

Nagrania przeznaczone są wyłącznie dla uczestników danej edycji programu.

Uczestnik nie ma obowiązku włączania kamery ani mikrofonu. Osoba, która nie chce, aby jej wizerunek lub głos zostały utrwalone, może uczestniczyć w spotkaniu z wyłączoną kamerą i mikrofonem oraz korzystać z możliwości komunikacji tekstowej, jeżeli narzędzie wykorzystywane do prowadzenia spotkania ją zapewnia.

Przed rozpoczęciem nagrywania uczestnicy są informowani o nagrywaniu spotkania.

Jeżeli uczestnik korzysta z kamery lub mikrofonu podczas nagrywanego spotkania, jego wizerunek lub głos mogą zostać utrwalone i udostępnione pozostałym uczestnikom danej edycji w ramach nagrania.

Nagrania nie są wykorzystywane publicznie ani w celach marketingowych na podstawie samego uczestnictwa w programie.

Ewentualne publiczne wykorzystanie wizerunku lub wypowiedzi konkretnego uczestnika wymaga odrębnej podstawy prawnej.

6. Produkty i usługi cyfrowe, w tym Asystent AI

W związku z korzystaniem z produktów i usług cyfrowych Administrator może przetwarzać dane niezbędne do:

udzielenia dostępu do produktu lub usługi,
obsługi technicznej,
kontaktu z użytkownikiem,
realizacji płatności i obowiązków związanych z zakupem,
rozpatrywania reklamacji i zgłoszeń.

W przypadku korzystania z Asystenta AI użytkownik powinien unikać przekazywania danych osobowych osób trzecich, informacji poufnych oraz innych danych, do których przekazania nie posiada odpowiedniej podstawy.

Szczegółowe zasady działania danego produktu lub usługi cyfrowej mogą być określone również w jego opisie lub Regulaminie Sklepu.

Administrator prowadzi newsletter, za pośrednictwem którego może przesyłać treści związane w szczególności z:

poszukiwaniem i zmianą pracy,
rekrutacją i rynkiem pracy,
rozwojem kariery,
działalnością LET’S Hire,
materiałami edukacyjnymi,
produktami, usługami, warsztatami i ofertami Administratora.

W związku z zapisem do newslettera Administrator przetwarza przede wszystkim:

adres e-mail,
imię, jeżeli zostało podane,
informacje dotyczące zapisu, jego potwierdzenia i rezygnacji,
dane techniczne oraz informacje związane z dostarczaniem wiadomości, w zakresie udostępnianym przez system wykorzystywany do obsługi newslettera.

Dane są przetwarzane w celu świadczenia usługi newslettera oraz przesyłania komunikacji marketingowej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W zakresie, w którym podstawą przetwarzania danych jest zgoda, podstawę stanowi art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Newsletter obsługiwany jest przy wykorzystaniu systemu MailerLite.

Zapis do newslettera jest dobrowolny i nie jest warunkiem dokonania zakupu w Sklepie.

Osoba zapisana do newslettera może w każdej chwili z niego zrezygnować, w szczególności korzystając z linku rezygnacji znajdującego się w przesyłanych wiadomościach.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Szczegółowe zasady korzystania z newslettera określa Regulamin Newslettera.

8. Kandydaci uczestniczący w procesach rekrutacyjnych

W związku z prowadzeniem działalności rekrutacyjnej Administrator może przetwarzać w szczególności:

imię i nazwisko,
dane kontaktowe,
informacje dotyczące wykształcenia,
doświadczenie zawodowe i historię zatrudnienia,
informacje dotyczące specjalizacji zawodowej,
okres wypowiedzenia lub dostępność,
oczekiwania finansowe,
znajomość języków obcych,
umiejętności i kwalifikacje zawodowe,
informacje zawarte w CV i innych dokumentach przekazanych przez kandydata,
wizerunek, jeżeli został zamieszczony przez kandydata w CV,
dane znajdujące się na publicznie dostępnych profilach o charakterze zawodowym lub biznesowym,
informacje przekazywane podczas rozmów i korespondencji związanej z procesem rekrutacyjnym.

Dane mogą pochodzić bezpośrednio od kandydata albo z publicznie dostępnych źródeł zawodowych lub biznesowych.

Dane kandydatów mogą być przetwarzane:

w celu prowadzenia konkretnego procesu rekrutacyjnego;
w celu wyszukania kandydatów spełniających wymagania klienta Administratora;
w celu kontaktu z kandydatem;
w celu prowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna;
w celu udostępnienia danych kandydata klientowi prowadzącemu rekrutację, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa do takiego udostępnienia;
w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

W zależności od sposobu pozyskania danych oraz celu ich przetwarzania podstawę może stanowić zgoda osoby, której dane dotyczą – art. 6 ust. 1 lit. a RODO – lub prawnie uzasadniony interes Administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Jeżeli Administrator pozyska dane kandydata z innego źródła niż bezpośrednio od niego, realizuje obowiązek informacyjny zgodnie z wymaganiami art. 14 RODO.

Dane wybranych kandydatów mogą być przekazywane klientowi Administratora będącemu potencjalnym pracodawcą lub zleceniodawcą w ramach prowadzonego procesu rekrutacyjnego.

9. Klienci biznesowi i partnerzy

W związku ze współpracą biznesową Administrator może przetwarzać w szczególności:

imię i nazwisko,
stanowisko,
nazwę firmy,
adres e-mail,
numer telefonu,
dane firmy,
NIP, REGON lub KRS, jeżeli znajdują zastosowanie,
adres lub siedzibę,
historię korespondencji,
informacje dotyczące zawartych umów i transakcji.

Dane mogą być przetwarzane w celu:

podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz realizacji umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy;
kontaktu i bieżącej obsługi współpracy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
realizacji obowiązków podatkowych i księgowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

10. Potencjalni klienci i kontakt z Administratorem

Administrator może przetwarzać dane osób kontaktujących się z LET’S Hire lub potencjalnych klientów, w szczególności:

imię i nazwisko,
stanowisko,
nazwę firmy,
adres e-mail,
numer telefonu,
treść korespondencji,
informacje dostępne publicznie na stronach internetowych i zawodowych profilach biznesowych.

Dane mogą być przetwarzane w celu:

udzielenia odpowiedzi na wiadomość lub zapytanie,
prowadzenia korespondencji,
podjęcia działań zmierzających do rozpoczęcia współpracy,
marketingu bezpośredniego w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy,
zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń.

Podstawą przetwarzania może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora.

W przypadku komunikacji marketingowej prowadzonej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej Administrator uwzględnia dodatkowo wymagania wynikające z przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej.

11. Odbiorcy danych

W związku z prowadzoną działalnością dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności:

dostawcom hostingu i usług IT,
dostawcom poczty elektronicznej,
dostawcom systemów do obsługi newslettera, w tym MailerLite,
operatorom płatności,
dostawcom systemów służących do prowadzenia spotkań online,
dostawcom narzędzi wykorzystywanych do obsługi Sklepu i strony internetowej,
dostawcom narzędzi cyfrowych i technologicznych wykorzystywanych przy realizacji produktów i usług,
podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne lub administracyjne,
klientom Administratora prowadzącym procesy rekrutacyjne – w przypadku danych kandydatów, jeżeli jest to niezbędne do realizacji procesu i istnieje odpowiednia podstawa prawna.

Dane przekazywane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.

Niektóre z wykorzystywanych usług mogą wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli dochodzi do takiego transferu, Administrator stosuje mechanizmy przewidziane przez RODO, w szczególności decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne, jeżeli znajdują zastosowanie.

12. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres odpowiedni do celu ich przetwarzania.

W szczególności:

dane związane z realizacją umów i zakupów – przez okres realizacji umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
dane księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami prawa;
dane związane z newsletterem – do momentu rezygnacji z newslettera lub wycofania zgody, z możliwością dalszego przechowywania ograniczonego zakresu danych, jeżeli jest to konieczne do wykazania prawidłowości uzyskanej zgody lub obrony przed roszczeniami;
dane przetwarzane na podstawie zgody – co do zasady do momentu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania;
dane związane z warsztatami i nagraniami – przez okres niezbędny do realizacji programu i zapewnienia uczestnikom zadeklarowanego dostępu do nagrań, a następnie przez okres niezbędny do realizacji obowiązków prawnych lub zabezpieczenia roszczeń, jeżeli ma to zastosowanie;
dane kandydatów – przez okres wynikający z celu i podstawy prawnej danego procesu rekrutacyjnego, a w przypadku danych przetwarzanych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych – przez okres wskazany w informacji przekazanej kandydatowi lub do wcześniejszego wycofania zgody, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie;
dane dotyczące korespondencji – przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony możliwością dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

W zależności od podstawy i charakteru przetwarzania osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać:

prawo dostępu do danych – art. 15 RODO;
prawo do sprostowania danych – art. 16 RODO;
prawo do usunięcia danych – art. 17 RODO;
prawo do ograniczenia przetwarzania – art. 18 RODO;
prawo do przenoszenia danych – art. 20 RODO;
prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – art. 21 RODO;
prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem kaja@letshire.pl.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania, w rozumieniu art. 22 RODO, chyba że w konkretnym przypadku osoba zostanie o takim przetwarzaniu odpowiednio poinformowana.

15. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest to niezbędne do wykonywania określonych zadań lub świadczenia usług na rzecz Administratora.

16. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu prowadzenia działalności przez Administratora, wykorzystywanych narzędzi lub zakresu oferowanych produktów i usług.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie internetowej LET’S Hire.

Data ostatniej aktualizacji: 13.08.2026