Polityka prywatności i ochrony danych osobowych

Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka prywatności i ochrony danych osobowych” (dalej zwany „Polityka”) stanowi zbiór zasad, wymogów i regulacji ochrony danych osobowych w ramach prowadzonej działalności przez „Let’s hire”.

Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”).

Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest p. Kaja Stefaniak, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Let’s hire Kaja Stefaniak, z siedzibą w Krakowie, ul. Przewóz 32G/18, 30-716 Kraków, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej pod numerem NIP: 6793208051, REGON:

Z administratorem możliwy jest Państwa kontakt za pośrednictwem:

1. wiadomości e-mail pod adresem: kaja@letshire.pl ;

2. telefonu: +48 533-356-215;

3. korespondencyjnie pod adresem: ul. Przewóz 32G/18, 30-716 Kraków.

W ramach podejmowanych działań w związku z charakterystyką prowadzonej działalności przez Let’ hire,  Administrator będzie przetwarzał:

  1. dane osobowe klientów i podmiotów współpracujących z Administratorem, w tym potencjalnych klientów – co wiązało się będzie z zawieraniem umów o współpracę, wykonywaniem zawartych umów i wykonywaniem innych obowiązków spoczywających na Administratorze;
  2. dane osobowe kandydatów – co wiązało się będzie z prowadzeniem procesów rekrutacyjnych przez Let’s hire;

W każdej z tych grup do przetwarzania danych osobowych dochodzić będzie w związku z określonym zakresem działalności Administratora.

  1. Przetwarzanie danych osobowych potencjalnych klientów oraz potencjalnych podmiotów współpracujących z Administratorem

Przetwarzanie danych osobowych tej grupy obejmuje następujące dane:

  1. imię i nazwisko;
  2. stanowisko;
  3. nazwa firmy;
  4. adres email;
  5. numer telefonu;
  6. zapis korespondencji pocztowej oraz korespondencji e-mail;
  7. publicznie dostępne informacji na stronach internetowych podmiotów i prowadzonych profilach biznesowych takich podmiotów.
  • W przypadku przetwarzania danych osobowych potencjalnych klientów i potencjalnych podmiotów współpracujących przez Let’s hire, nie dochodzi wówczas do zawarcia żadnej umowy.
  • Wskazane dane przetwarzane są przez Administratora i mogą być ujawnione usługodawcom, którzy biorą udział w przetwarzaniu mając na uwadze specyfikę tych usług, m.in. obsługa informatyczna, obsługa serwera, obsługa systemu mailingowego, w zakresie niezbędnym do prawidłowego przetwarzania i zabezpieczenia Państwa danych osobowych.

2. Przetwarzanie danych osobowych klientów oraz podmiotów pozostających we współpracy z Administratorem

Przetwarzanie danych osobowych tej grupy obejmuje następujące dane:

  1. imię i nazwisko,
  2. stanowisko,
  3. adres email,
  4. numer telefonu,
  5. numer fax,
  6. adres lub siedziba,
  7. firma, pod którą działasz,
  8. NIP,
  9. REGON,
  10. KRS,
  11. zapis korespondencji pocztowej prowadzonej z klientem lub podmiotem współpracującym;
  12. zapis korespondencji e-mail prowadzonej z klientem lub podmiotem współpracującym;
  13. zapis podjętych transakcji.
  • W przypadku podjęcia decyzji o zawiązaniu współpracy z klientem bądź współpracownikiem, wówczas zbierane są dane takich podmiotów w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonywania umowy. Zatem brak podania odpowiednich, wymaganych także przepisami prawa danych skutkować będzie brakiem możliwości zawarcia czy realizacji umowy.

Jednocześnie Let’s hire informuje, że podane dane mogą być niezbędne do realizacji ciążących na Administratorze obowiązków wynikających z przepisów prawa, jak np. obowiązki podatkowe.

  • Wskazane dane przetwarzane są przez Administratora i mogą być ujawnione usługodawcom, którzy biorą udział w przetwarzaniu mając na uwadze specyfikę tych usług, m.in. obsługa informatyczna, obsługa serwera, obsługa systemu mailingowego, w zakresie niezbędnym do prawidłowego przetwarzania i zabezpieczenia Państwa danych osobowych.

3. Przetwarzanie danych osobowych kandydatów

Przetwarzanie danych osobowych tej grupy obejmuje następujące dane:

  1. imię i nazwisko;
  2. adres do korespondencji;
  3. adres email;
  4. numer telefonu;
  5. wykształcenie;
  6. specjalizacja;
  7. historia dotychczasowego zatrudnienia;
  8. informacje o okresie wypowiedzenia lub rozwiązania umowy u obecnego pracodawcy;
  9. oczekiwania finansowe dotyczące wynagrodzenia;
  10. znajomość języków obcych;
  11. dodatkowe umiejętności, wynikające z ogłoszenia rekrutacyjnego;
  12. wizerunek (zdjęcie w CV);
  13. dane publicznie dostępne w mediach społecznościowych o charakterze biznesowym lub profesjonalnym;
  • W przypadku przetwarzania danych osobowych kandydata, podanie danych nie jest konieczne do zawarcia umowy, ponieważ Let’s hire nie zawiera z kandydatem żadnej umowy. Podanie danych jest niezbędne do wzięcia udziału przez kandydata w rekrutacji prowadzonej przez Let’s hire.
  • Wskazane dane przetwarzane są przez Administratora i mogą być ujawnione usługodawcom, którzy biorą udział w tym przetwarzaniu mając na uwadze specyfikę tych usług, m.in. obsługa informatyczna, obsługa serwera, obsługa systemu mailingowego, w zakresie niezbędnym do prawidłowego przetwarzania i zabezpieczenia Państwa danych osobowych.
  • Dane osobowe kandydata spełniającego wymogi określone w ogłoszeniu rekrutacyjnym, w związku z prowadzonym procesem rekrutacyjnym i udziałem kandydata w rekrutacji są udostępniane pracodawcy, o czym informowani są kandydaci wybrani do kolejnego etapu rekrutacji.
  1. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Państwa dane będziemy przetwarzać w następujących celach:

  1. w przypadku przetwarzania danych osobowych potencjalnych klientów oraz potencjalnych podmiotów współpracujących z Administratorem:
  2. w celu podjęcia rozmów o podjęciu współpracy z Administratorem i przedstawienia swojej oferty, w celach marketingowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
  3. w celu skierowania oferty za pośrednictwem marketingu bezpośredniego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO;
  4. w celach kontaktowych, aby udzielić odpowiedzi na wiadomość przesłaną nam bezpośrednio drogą e-mailową lub za pośrednictwem formularza na podstawie realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego z koniecznością udzielenia odpowiedzi – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
  5. w celu archiwizacji korespondencji na potrzeby ewentualnego zabezpieczenia i obrony przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  6. w przypadku danych osobowych klientów oraz podmiotów pozostających we współpracy z Administratorem:
  1. w celu realizacji i wykonania umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
  2. w celu realizacji obowiązków ciążących na Administratorze, które wynikają z przepisów prawa, np. obowiązek podatkowy- na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
  3. w celu archiwizacji korespondencji na potrzeby ewentualnego zabezpieczenia i obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  4. w przypadku danych osobowych kandydatów:
  1. w celu przeprowadzenia rekrutacji i znalezienia kandydatów spełniających wymogi określone przez klienta Let’s hire, będącego przyszłym pracodawcą – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO; (obejmuje dane zgromadzone niebezpośrednio od kandydata, ale za pośrednictwem publicznie dostępnych informacji)
  2. w celu przeprowadzenia rekrutacji, w tym także rekrutacji przyszłych, przy czym kiedy to dane przekazane zostały bezpośrednio przez kandydata poprzez dobrowolne przesłanie swoich danych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
  3. w celu udostępnienia danych wybranych kandydatów spełniających wymogi danej rekrutacji do klienta Let’s hire, będącego przyszłym pracodawcą w zakresie prowadzonej rekrutacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
  4. w celu realizacji obowiązków ciążących na Administratorze, które wynikają z przepisów prawa, np. obowiązek podatkowy- na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
  5. w celu archiwizacji korespondencji i wszelkich danych na potrzeby ewentualnego zabezpieczenia i obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  6. w celach kontaktowych, aby udzielić odpowiedzi na wiadomość przesłaną nam bezpośrednio drogą e-mailową lub za pośrednictwem formularza na podstawie realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego z koniecznością udzielenia odpowiedzi – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  7. Okres przetwarzania danych osobowych
  • Dane dotyczące potencjalnych klientów oraz potencjalnych podmiotów współpracujących z Administratorem będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, które zostały wskazane powyżej. Przy czym Let’s hire podejmuje wszelką staranność, aby podjęcie kontaktu nastąpiło jak najszybciej. W przypadku braku dalszych rozmów dane zostaną niezwłocznie usunięte, z zastrzeżenie sytuacji, gdy ich dalsze przechowanie będzie niezbędne do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

W przypadku uzyskania danych wrażliwych, na przetwarzanie których Administrator nie uzyskał zgody, dane te będą niezwłocznie usuwane.

  • Dane dotyczące klientów i podmiotów współpracujących z Administratorem będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, które zostały wskazane powyżej. W przypadku zawarcia umowy, dane osobowe będą przetwarzane przez cały okres trwania umowy. W zakresie obowiązków podatkowych, dane przetwarzane będą przez okresy wskazane w obowiązujących przepisach prawa.

W przypadku uzyskania danych wrażliwych, na przetwarzanie których Administrator nie uzyskał zgody, dane te będą niezwłocznie usuwane.

  • Dane kandydatów będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, które zostały wskazane powyżej. W przypadku danych przetwarzanych na potrzeby procesów rekrutacyjnych, okres przetwarzania wynosi 3 lata od daty uzyskania danych. W przypadku wyrażenia zgody przez kandydata na przetwarzanie danych osobowych w przyszłych procesach rekrutacyjnych, okres przetwarzania danych osobowych wynosi 3 lata od daty uzyskania zgody od kandydata.

W przypadku uzyskania danych wrażliwych, na przetwarzanie których Administrator nie uzyskał zgody, dane te będą niezwłocznie usuwane.

  1. Przysługujące prawa użytkownikom serwisu

W związku z przetwarzaniem Państwa danych, przysługują Państwu następujące uprawnienia:

  1. prawo dostępu do swoich danych – wynikające z art. 15 RODO;
  2. prawo do sprostowania danych – wynikające z art. 16 RODO;
  3. prawo do usunięcia danych – na zasadach i w przypadkach określonych w art. 17 RODO;
  4. prawo do ograniczenia przetwarzania – wynikające z art. 18 RODO;
  5. prawo do przeniesienia danych – wynikające z art. 20 RODO;
  6. prawo do wniesienia sprzeciwu – wynikające z art. 21 RODO;
  7. prawo do złożenia skargo do organu nadzorczego, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). – więcej informacji w przedmiocie ochrony danych osobowych oraz złożenia skargi do organu nadzorczego mogą Państwo otrzymać na stronie internetowej Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl

VII. Dalsze informacje o przetwarzaniu

  • Dane kandydatów Let’s hire posiada bezpośrednio od osób, które skontaktowały się w sprawie rekrutacji bądź Let’s hire uzyskało dane kandydata z publicznie dostępnych informacji o kandydacie znajdujących się na otwartych i publicznych profilach biznesowych kandydata lub z polecenia danej osoby;
  • Dane klientów, współpracowników Let’s hire posiada bezpośrednio od nich.
  • Dane potencjalnych klientów Let’s hire uzyskuje z publicznie dostępnych informacji na stronach internetowych podmiotów i prowadzonych profilach biznesowych takich podmiotów.
  • Nie przetwarzamy Państwa danych w sposób zautomatyzowany i nie dokonujemy ich profilowania w rozumieniu przyjętym przez RODO.