25 maja 2018 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy o ochronie danych osobowych (RODO). Chcemy, więc wyjaśnić co dla Państwa oznacza to w praktyce. 

Bezpieczeństwo Państwa danych jest dla nas priorytetem dlatego też dokładamy wszelkich starań by przetwarzanie ich odbywało się w sposób bezpieczny, a zarazem przejrzysty dla Ciebie. Wprowadziliśmy w tym celu odrębną politykę poświęconą ochronie danych osobowych. 

Jej ideą jest zaprezentowanie Państwu pełni praw jakie posiadacie w związku z nowymi przepisami o ochronie danych osobowych oraz obowiązków jakie musimy spełnić wobec Państwa na gruncie m.in. art. 13 RODO (tzw. Obowiązek informacyjny).

1. Na początku chcemy Państwu wyjaśnić czym tak na prawdę jest RODO

RODO, to nic innego jak skrót od Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. W każdym więc przypadku, kiedy będziemy się posługiwać się tym skrótem, będziemy odnosili się do tego właśnie aktu prawnego. 

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych, czyli podmiotem decydującym o tym w jakim celu, a także w jaki sposób będą przetwarzane Państwa dane jest p. Kaja Stefaniak, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Let’s hire Kaja Stefaniak, z siedzibą w Krakowie, ul. Przewóz 32G/18, 30-716 Kraków, wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej pod numerem NIP: 6793208051, REGON: 387481293. 

3. Przetwarzamy Państwa dane w następujących celach:

a) w celu przeprowadzenia rekrutacji i znalezienia kandydatów spełniających wymogi określone przez klienta Let’s hire, będącego przyszłym pracodawcą – na podstawie art. 6 ust. 1 lit f RODO; (obejmuje dane zgromadzone niebezpośrednio od kandydata, ale za pośrednictwem publicznie dostępnych informacji)

b) w celu przeprowadzenia rekrutacji, w tym także rekrutacji przyszłych, przy czym kiedy to dane przekazane zostały bezpośrednio przez kandydata poprzez dobrowolne przesłanie swoich danych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;

c) w celu udostępnienia danych wybranych kandydatów spełniających wymogi danej rekrutacji do klienta Let’s hire, będącego przyszłym pracodawcą w zakresie prowadzonej rekrutacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;

d) w celu podjęcia rozmów o podjęciu współpracy z Administratorem i przedstawienia swojej oferty, w celach marketingowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;

e) w celu realizacji obowiązków ciążących na Administratorze, które wynikają z przepisów prawa, np. obowiązek podatkowy- na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

f) w celach kontaktowych, aby udzielić odpowiedzi na wiadomość przesłaną nam bezpośrednio drogą e-mailową lub za pośrednictwem formularza na podstawie realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora związanego z koniecznością udzielenia odpowiedzi – art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

g) w celu zawarcia umowy i jej wykonania z klientami i podmiotami współpracującymi (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. b RODO);

h) w celu wysyłania informacji handlowej lub marketingu za pomocą poczty elektronicznej na podstawie Pani/Pana zgody – w przypadku jej wyrażenia (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. a RODO);

i) w celach archiwalnych (dowodowych) dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zw. z art. 7.ust. 1 i 3 RODO);

j) w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

k) w celu oferowania Pani/Panu przez nas usług bezpośrednio (marketing bezpośredni, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO); 

l) wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), np. na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych.

4. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych 

Administrator przetwarzania Państwa dane osobowe na podstawie następujących przepisów: art. 6 ust 1 lit. a RODO, art. 6 ust 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, art. 6 ust 1 lit. f RODO.

5. Informacja o odbiorcach danych osobowych:

Dbamy o poufność Państwa danych. Będziemy mogli je udostępnić również podmiotom, z którymi zawarliśmy umowę powierzenia na gruncie art. 28 RODO. 

W szczególności może tu dojść do powierzenia danych dostawcom rozwiązań technologicznych (dostawcy usług teleinformatycznych). Jeśli będziecie Państwo chcieli uzyskać bardziej szczegółowe informacje nt. zakresów świadczenia usług przez podmioty przetwarzające dane, zawsze możesz skontaktować się w tym celu z Inspektorem ochrony danych bądź innym pracownikiem Administratora. 

Będziemy także mogli udostępnić Państwa dane osobowe podmiotom będącym klientami Administratora, którzy na dalszych etapach prowadzonej rekrutacji będą potencjalnym pracodawcą dla wybranej puli kandydatów. Udostępnianie Państwa danych dotyczyć będzie udostępniania innym podmiotom współpracującym z nami  w celu zapewniania ciągłości działań, ale także podmiotom ubezpieczeniowym, bankom czy serwisom płatności elektronicznej. Państwa dane mogą także zostać udostępnione firmom działającym w sferze obsługi prawnej oraz windykacyjnej tj. kancelarie prawne, firmy windykacyjne itp., kiedy będziemy zmuszeni do dochodzenia swoich roszczeń.

6. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego.

7. Okres retencji czyli jak długo będziemy przetwarzać Państwa dane osobowe? 

Będziemy przetwarzać Państwa dane nie  dłużej niż to konieczne. 

1. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, będziemy je przetwarzać tak długo jak będziemy do tego zobligowani przepisem prawa. Na gruncie obecnych przepisów jest to okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy;
2. Jeżeli dane osobowe będą przetwarzane przez nas w celu dochodzenia roszczeń (w tym w postępowaniach sądowych) będziemy je mogli przetwarzać w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego;
3. Jeżeli wyrazisz nam zgodę na przetwarzanie danych osobowych, czy to do celów marketingowych, rozpowszechniania wizerunku i w wielu innych wypadkach kiedy o tę zgodę poprosimy, wówczas będziemy je przetwarzać do czasu odwołania przez Ciebie zgody; 
4. Po zrealizowaniu celu pierwotnego dla którego Twoje dane zostały zebrane (np. realizacja umowy, przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy), Twoje dane będą̨ przetwarzane dla celów archiwalnych przez okres zgodny z obowiązującymi u nas przepisami archiwalnymi oraz przez okres niezbędny dla obrony przed roszczeniami kierowanymi wobec nas, na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, z uwzględnieniem okresów przedawnienia roszczeń́ określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa.

8. Informujemy, iż macie Państwo:

1. prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
2. prawo do sprostowania (poprawienia) swoich danych;
3. prawo do usunięcia danych – jeżeli Państwa zdaniem nie ma podstaw do tego, abyśmy przetwarzali  te dane, może Pani/ Pan zażądać abyśmy je usunęli;
4.  prawo do ograniczenia przetwarzania danych – może Pani/Pan żądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Panią/Panem działań, jeżeli Pani/Pana zdaniem mamy nieprawidłowe dane na Pani/Pana temat lub przetwarzamy je bezpodstawnie; lub nie chce Pani/Pan, żebyśmy je usunęli, bo są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; lub na czas wniesionego sprzeciwu względem przetwarzania danych;
5. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – Sprzeciw „marketingowy”. Ma Pani/ Pan  prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego. W przypadku skorzystania z tego prawa – zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu.
6. prawo do wniesienia sprzeciwu z uwagi na szczególną sytuację. Ma Pani/ Pan także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu w celach innych niż marketing bezpośredni. Powinna Pani/Pan wtedy wskazać nam szczególną sytuację, która Pani/Pana zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem. Przestaniemy przetwarzać Pani/Pana dane w tych celach, chyba że wykażemy, że podstawy przetwarzania przez nas Pani/Pana danych są nadrzędne wobec Pani/Pana praw lub też że Pani/Pana dane są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
7. prawo do przenoszenia danych – ma Pani/Pan prawo otrzymać od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe Pana/Pani dotyczące, które posiadamy na podstawie umowy lub Pani/ Pana zgody. Może Pani/Pan też zlecić nam przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi;
8. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uważa Pani/Pan, że przetwarzamy Pani/ Pana dane niezgodnie z prawem, może Pani/Pan złożyć w tej sprawie skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego;
9.  prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych – w każdej chwili może Pani/Pan prawo cofnąć zgodę na przetwarzanie tych danych osobowych, które przetwarzamy na podstawie Pani/Pana zgody. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

W celu wykonania swoich praw prosimy kierować żądanie za pośrednictwem:

1. wiadomości e-mail pod adresem: kaja@letshire.pl ;
2. telefonu: 48 533-356-215;
3. korespondencyjnie pod adresem: ul. Przewóz 32G/18, 30-716 Kraków.

Proszę pamiętać, że przed realizacją Pani/Pana uprawnień będziemy się musieli upewnić, że Pani/Pan to Pani/Pan, czyli odpowiednio Panią/Pana zidentyfikować.

9. Informujemy ponadto, iż w stosunku do danych osobowych przetwarzanych na podstawie Państwa zgody – macie Państwo prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody może zostać dokonane w takiej samej formie, w jakiej została udzielona zgoda. 

10. Podanie danych  jest dobrowolne, jednakże często konieczne, aby móc zawrzeć z nami umowę, skorzystać z naszych usług czy po prostu móc kontaktować się z nami. Jeżeli jednak będziemy chcieli świadczyć Państwu dodatkowe usługi, np. marketing usług drogą elektroniczną lub telefoniczną zawsze zapytamy o zgodę. Nieudzielenie przez Państwa zgody na marketing, pozostaje bez wpływu na zawarcie umowy o świadczenie usług. Traktujemy Państwa zgodę jako dobrowolne, świadome, jednoznaczne oświadczenie woli, które w każdej chwili może być wycofane.

11. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany. Przetwarzamy je bowiem zarówno w wersji papierowej jak i wielokrotnie w systemach informatycznych. Nie wiąże się to jednak z automatycznym podejmowaniem decyzji w tym z profilowaniem.